App · Gestión Comedor
Investigación, conceptualización y prototipado para una solución multidispositivo dirigida al personal trabajador de una empresa nacional de catering escolares.
Tareas realizadas: Desk Research · Entrevistas con stakeholders · Entrevistas semiestructuradas · Focus group · Observación de campo · MoSCoW · Prototipado navegable
El problema
La problemática principal era que existía una necesidad urgente de dotar al personal trabajador de los comedores de una herramienta que solucionase las incidencias en la gestión de los comedores escolares y, a su vez, permitiese a la compañía unificar procesos y gestiones.
Los problemas iniciales de los que partíamos eran:
Múltiples aplicaciones para la gestión del comedor no estaban conectadas entre si y que dificultaban la ejecución de las tareas; asistencia, facturación, gestión de dietas, etc.
Aplicaciones no responsive que impedían realizar acciones que se requerían hacer insitu en el comedor, con lo que se multiplicaba el margen de error y el tiempo de ejecución de estas.
Flujos de trabajo no digitalizados y diversos, según el centro escolar y los servicios que se ofrecían, por lo que la gestión y control era sumamente complicada.
Problemas y errores en la facturación debido a los puntos anteriores.
Incidencias en las dietas y en la comunicación con las personas tutoras del alumnado.
¿Qué hicimos?
Entender
Tras tener claros los objetivos, y partiendo de las diferentes hipótesis de las que partíamos, procedimos a definir los objetivos de la investigación y las diferentes técnicas y métodos que usaríamos para lograrlos.
Conocer el día a día de las personas trabajadoras, sus tareas, contexto, necesidades.
Entender el flujo de trabajo entre todos el personal trabajador que participaban en los servicios (cocina, coordinadoras/es, monitoras/es, atención cliente)
Conocer, investigar
Para ello se realizaron varías técnicas:
Focus group con un número considerable de coordinadores/as y monitoras/es que nos ayudó a conocer en conjunto los mecanismos internos y contextos generales.
Entrevistas semi estructuradas con coordinadoras y o monitoras en diferentes puntos de la geografía para recolectar datos de diferentes casuísticas en servicios y contextos
Observación en campo, también en lugares puntuales elegidos como representativos de un tipo de servicio, que aportó nformación sobre esas variantes y que nos ayudó a recolectar datos y conocer de primera mano el contexto del personal trabajador.
Sintetizar
Con todo lo analizado realizamos varias técnicas más, journey maps y user personas que nos ayudaron a darle forma a toda la información extraída y empatizar con las necesidades reales de las personas trabajadoras.
Esto nos llevó a poder definir de forma más ágil cuáles serían los objetivos específicos del producto a diseñar, los roles y perfiles que tendría, los formatos, etc.
¿Qué descubrimos en el proceso?
Tras el análisis, descubrimos dos oportunidades muy valiosas que podríamos abordar con el nuevo diseño del producto.
Gracias a la observación de las personas trabajadoras, pudimos entender y traducir al entorno digital esos flujos de trabajo que ellas realizaban mediante libretas, whatssap, llamadas de teléfono, etc. y, a su vez, empatizar con ellas descubriendo las tareas más frágiles o complejas que tenían que resolver.
Por un lado, creamos un único y simplificado flujo de todas las tareas, (gestión dietas, pedidos a cocina, listado de asistencias y valoración del alumnado). Esto estaba separado y se gestionaba de forma offlline y diferente en cada centro. El producto crearía un camino único, pero flexible, que eliminaría los puntos de fricción entre cada proceso haciendo más ágil el trabajo de las personas trabajadoras.
Por otro, solucionar uno de los problemas más sensibles y recurrentes que se extrajo de la investigación. La preocupación de las monitoras por la seguridad del alumnado, para ello se crearon dos funcionalidades nuevas.
- Perfil alumnado: ya que no podían acceder de forma ágil a un perfil donde consultar posibles alergias, instrucciones de medicación ante reacciones, permisos de recogida, etc.
- Sistema de notificaciones: A veces, en la cantidad de información y modificaciones que recibían, perdían los cambios en las dietas de las niñas y los niños, y las faltas de asistencia.
Con el sistema de notificaciones, podían gestionar y revisar claramente los cambios en los menús diarios y facilitar el control de asistencia.
Conceptualización y diseño
Tras todo el análisis y sintetización de la información recabada pasamos a dar forma al producto que necesitamos crear.
Diseñamos la arquitectura de información general y tras esta creamos una específica de cada rol ya que existían variantes significativas.
Tras esto, pasamos a definir en papel el modelo y estructura de navegación de nuestro producto y como sería el flujo unificado de la tareas, desde el inicio y cierre de dietas hasta el control de asistencia, pasando por el envío a cocina de los pedidos.
Priorización y Alcances
Tras la propuesta del diseño de una aplicación multidispositivo (tablet y móvil) con diferentes roles y funcionalidades en cada caso, se decidió priorizar para definir los diferentes alcances del desarrollo e implementación de este en los servicios del comedor.
Para ello, realizamos la técnica de priorización MoSCoW, que nos permitió valorar que era lo esencial para el primer lanzamiento y definir las siguientes funcionalidades a desarrollar de forma progresiva.
Esto, además, nos permitiría un testeo previo de la herramienta que ayudaría a detectar posibles puntos de mejora en los siguientes desarrollos previstos.
Finalmente en el primer lanzamiento se desarrollaría casi al completo la versión tablet para el perfil coordinador/a y la versión mobile solo con la funcionalidad del control de asistencia para el perfil monitor/a, solucionando así, el problema y necesidad más urgente por ambas partes.
Prototipado
Finalmente, la entrega fue un prototipo navegable en formato tablet para el perfil coordinadora de centro.
En él se podía ver como se accedía tanto a las configuraciones de de la aplicación y los diferentes centros que podría coordinar la persona trabajadora, como a todo el proceso de gestión servicios, dietas, listado para cocina y asistencia y retroalimentación a tutores y tutoras.
Además, si entrego una versión reducida del prototipo para el perfil monitora en formato mobile con la funcionalidad del control de asistencia
Finalmente, la entrega fue un prototipo navegable en formato ipad para el perfil coordinadora de centro.
En él se podía ver como se accedía tanto a las configuraciones de de la aplicación y los diferentes centros que podría coordinar la persona trabajadora, como a todo el proceso de gestión servicios, dietas, listado para cocina y asistencia y retroalimentación a tutores y tutoras.
Además, si entrego una versión reducida del prototipo para el perfil monitora en formato mobile con la funcionalidad del control de asistencia
¿Qué conseguimos?
Reducir tareas y tiempos
Con el nuevo diseño se pudo abordar diferentes tareas que se gestionaban desde diferentes softwares y dispositivos (desktop), por lo que al unir todo el flujo de trabajo de la persona trabajadora en uno, no solo redujo el tiempo, sino que también disminuyó los errores, además al poder hacer la tarea desde la tablet, no tenían que pasar a un equipo de escritorio, fuera del horario laboral para realizar tareas de gestión.
Digitalizar y unificar procesos
Se consiguió, tras el análisis de los diferentes colegios y los servicios que prestaban, encontrar un flujo del proceso digital que encajó con todas las casuísticas, con niveles de customización lo suficientemente flexible para no dejar ningún caso fuera.
Esto permitía a nivel organizacional mejorar los procesos de trabajo en los equipos y sus resultados y proveer, por primera vez, de información y datos gracias a la digitalización de este flujo.
Dar seguridad y herramientas
Facilitar a las personas trabajadoras de una herramienta que les permitiese interactuar con ella de forma ágil, y rápida, durante el servicio del comedor, fue clave para el éxito de este producto, ya que era primordial entender que las trabajadoras debían anteponer la seguridad y atención del alumnado a la gestión rutinaria administrativa.
La creación del perfil del alumnado también fue clave para generar seguridad a las personas empleadas y por lo tanto responsables de las seguridad de esos niños y niñas.